Is het team duidelijk samengesteld? Stel een divers team samen qua vaardigheden. Er is vaak extra behoefte aan één iemand die goed overzicht houdt en gestructureerd te werk gaat en één iemand met een groot netwerk en een sterke motiverende kracht om deelnemers te werven.

Zijn de taken goed verdeeld binnen het team? Per punt op de checklist is het goed om een eindverantwoordelijke aan te stellen en goed af te spreken wie wat van tevoren doet.

Is het doel van de hackathon bepaald? Wat wil je bereiken? Werk van achter naar voren. Wat heb je nodig om dat te bereiken? Het doel vertaalt zich vaak ook in het thema en de naam van de hackathon.

Wat wil je de deelnemers laten bouwen? Tenzij je een minihackathon hebt, bestaat het grootste gedeelte uit de bouwfase. Heb jij de vorm bepaald waarin je ze wilt laten bouwen?

Hoe ga je de deelnemers van de hackathon werven? Dit is het belangrijkste van de hackathon. TIP: Online marketing als enige middel is bijna nooit voldoende. Probeer dus ook andere kanalen op te zetten, zoals strategische samenwerkingspartners, via reeds binnengekomen aanmeldingen en natuurlijk mensen uit je eigen netwerk.

Welke jury stel je samen om het idee te beoordelen? Het is leuk om hier de wat grotere en bekende namen voor te vragen.

Zijn er experts nodig gedurende de dag die groepsoverstijgend meedoen? Denk aan designers en programmeurs.

Heb je een locatie? Een inspirerende, goed bereikbare locatie heeft veel invloed op de kwaliteit van een hackathon.

Heb je een geschikte datum? Houd rekening met je doelgroep en data die voor hen wel of juist niet geschikt zijn. Denk daarbij aan vakanties, weekenden etc.

Zijn er van tevoren groepjes samengesteld? Niet verplicht, maar het kan wel goed werken om groepjes strategisch te vormen door verschillende expertises met elkaar te koppelen.

Wie is de dagvoorzitter?

Wie verzorgt de energizers? Zorg ervoor dat vooral aan het einde van de dag momenten zijn waarop iedereen weer even een boost krijgt. Zolang het verbonden is aan een adrenalinekick, is het goed.

Is de catering geregeld? Eten en drinken op de dag zelf is belangrijk voor het energielevel van de deelnemers. Topsport heeft al bewezen dat voeding veel invloed heeft op prestaties. Zo is dat ook met een hackathon.

Is er goed werkend WiFi? Zijn de deelnemers ingelicht om een laptop mee te nemen (indien gewenst uiteraard)? Is er een werkende beamer en geluid?

Zijn er naamkaartjes met daarop de naam of het cijfer van het groepje van de deelnemer?

Zijn er voldoende pennen, stiften, post-its en flipovers?

Doen de groepjes wat ze moeten doen? Laat de facilitators controleren of groepjes niet te veel blijven hangen in zinloze discussies en/of details.

Wordt het doel wat je in het begin hebt gedefinieerd behaald?

Loopt alles op schema? Je horloge is je vriend en vijand tijdens de hackathon. Wees strikt om de juiste resultaten te behalen.

Monitor de energie goed en zorg ervoor dat de deelnemers genoeg drinken en in beweging blijven.

Heb je een enquête voorbereid?  Als je de hackathon hebt gehad, zit je vol energie, maar hoe hebben de deelnemers het ervaren? Zijn er verbeterpunten? Dat wil je natuurlijk wel weten.

Is er voor nazorg gezorgd? Een hackathon is een katalysator, maar het gebeurt zelden dat een idee volledig is uitgewerkt en geïmplementeerd. Afhankelijk van de doelgroep van de hackathon enige vorm van nazorg aan te raden om de kans op succes te verhogen.

Wie zijn er verantwoordelijk voor de implementatie van hetgeen ontwikkeld is tijdens de hackathon?