Wil je een brainstormsessie organiseren? Een brainstormsessie voorbereiden kan soms lastig zijn en daarom hebben wij tips en tricks voor je op een rij gezet. Inclusief een opzet voor een échte mini hackathon.

Hierover lees je op deze pagina:

Wat is een brainstormsessie?

Hoe een brainstormsessie voorbereiden?

De agenda van een brainstormsessie

Brainstorm methodes

De 5 brainstorm tips

Wat is een brainstormsessie?

De oprichters, Sander, Marc en Fred hebben het idee voor Social Hackathon in 2016 gevormd door middel van een digitale brainstormsessie. Deze vorm van brainstormen is ons zo goed bevallen dat we dit ook hebben toegepast tijdens onze evenementen, die we ook wel hackathons noemen. Nu vraag jij me misschien af: Wat is een hackathon? Het woord Hackathon bestaat uit de woorden hacken en marathon. Het is een evenement waar binnen een periode van 8-72 uur een probleem wordt opgelost door teams met een zo concreet mogelijke uitkomst. Daarmee wordt het probleem eigenlijk “gehackt”. Het heeft dus weinig te maken met de hackers die onze digitale wereld teisteren. Wat heeft dit te maken met brainstormen? Het is eerste onderdeel van een hackathon is een brainstormsessie! Een brainstormsessie is een tijdsgebonden meeting waarin oplossingen worden bedacht voor een bestaand probleem en waarin methodes worden gebruikt om creativiteit te bevorderen. Dit gebeurt meestal in een meeting met het team of belanghebbenden bij de oplossing van het probleem.

Hoe kan je een brainstormsessie voorbereiden?

Een goede voorbereiding is het halve werk. De volgende stappen moeten we doorlopen om een goede sessie neer te zetten.

Het onderwerp:

Waarover ga je brainstormen? Een helder onderwerp is enorm belangrijk. Formulier daarom een zo helder en eenvoudig mogelijke vraag waarover je wil dat de groep gaat nadenken. Tijd is geld en zeker tijdens brainstorm is tijd kostbaar, omdat creativiteit maar beperkt is. Probeer specifiek te zijn en zorg dat de vraag niet multi-interpretabel is. Bedenk ook goed welk eindresultaat je wilt hebben en lost het antwoord op de vraag dat daadwerkelijk op?

Met wie ga je brainstormen?

Wij raden max. 4-8 mensen per groep aan. Wil je met meer dan 8 mensen brainstormen, kies er dan voor om met meerdere groepen te werken. Met meer mensen in één groep verlies je aan effectiviteit en dat willen we natuurlijk voorkomen. Daarnaast is het goed om te kijken naar de samenstelling van de groep. Wie zijn er allemaal betrokken? Zijn er verschillende invalshoeken nodig. Het kan soms enorm verfrissend zijn om juist iemand met een andere expertise of van een andere afdeling mee te laten denken. Of zelfs een buitenstaander uit te nodigen die expert is op het gebied van van het onderwerp.

Wie gaat de sessie leiden?

Als jij de sessie aan het voorbereiden bent, is het logisch dat jij deze rol op je neemt. Mocht je dit niet zien zitten of denk je dat iemand anders deze rol beter kan invullen, zorg er dan voor dat je een voorzitten aanwijst. De voorzitter kan een bepaalde rol hebben in het sturen van de creatieve sessie en het tot een goed einde te brengen. Hierover vertellen we later nog meer.

Regel een goede locatie

Dat kan eventueel in de vergaderruimte op het kantoor waar je werkt zijn,  maar dit kan ook een externe locatie zijn. Mocht er budget beschikbaar zijn voor een externe locatie dan raden we aan om te kiezen voor een externe locatie, aangezien dit de creativiteit enorm bevordert.  Het spreekwoord luidt ook: “Verandering van spijs doet eten” en dat gaat hier zeker op.  Een andere locatie kan een impuls geven aan de groep en zeker als het een inspirerende ruimte betreft geeft dat ook een energie boost.  Als dat zorgt voor betere ideeën die het probleem oplossen kan dat de investering dubbel en dwars waard zijn.

Regel materialen

Afhankelijk van de vorm van brainstormen heb je materialen nodig. Denk aan post it’s, flipovers een whiteboard of een digitale variant hiervan. Voldoende eten en drinken is zeker aan te raden, want op een lege maag kan niemand goed presteren!

Stuur de uitnodiging:

Je kunt de datum zelf al vast zetten en anderen uitnodigen of juist een datum prikken met alle beoogde aanwezigen. Het laatste zorgt voor meer betrokkenheid.

Als de voorbereiding is gedaan dan  komen we op het volgende punt: het leiden van de sessie.

Hoe een brainstormsessie leiden?

Als de voorbereiding is gedaan dan zit het werk erop toch? Eigenlijk begint het echte werk dan pas. Bij aanvang is het goed om het onderwerp een korte introductie te geven en het doel van de meeting duidelijk te maken. Hiervoor heb je als het goed is al een heldere vraag geformuleerd. Als voorzitter moet je een open en ontspannen sfeer zien te creëren. Leg daarom ook de regels uit en vertel waarom dit zo in zijn werk gaat. Het is natuurlijk belangrijk dat iedereen zijn of haar ideeën kan delen zonder dat andere oordelen.

Er bestaan geen slechte ideeën. Out of the box denken is key en daarin is echt niks te gek in de eerste fase. Het is dus belangrijk om elkaars ideeën niet gek te vinden.

De fases van een brainstormsessie bespreken we in de volgende paragraaf. Als leider van de groep zorg je voor de bewaking van de tijd of stelt iemand anders aan voor die rol en geeft sturing aan de meeting waar nodig.

De agenda van een brainstormsessie

Hoe ziet de agenda van een brainstormsessie eruit? Ongeveer als volgt:

• Opening/welkom: Zoals iedere meeting is het openen en welkom heten een goede start.
• Introductie van het probleem/onderwerp: Waarschijnlijk is niet iedereen op de hoogte van het probleem of het onderwerp. Daarom is het goed om een korte maar duidelijk introductie te geven met achtergrond informatie. Dit kun je vertellen maar een beeldende presentatie kan je verhaal kracht bijzetten.
• Het doel: Het onderwerp/probleem is helder uitgelegd maar dan is het nog belangrijk om het doel van de meeting te benadrukken.
• Brainstormen: Nu iedereen op de hoogte is van de achtergrond kan het brainstormen beginnen.
• Pauze: Brainstormen is intensief en afhankelijk van de duur wil je wel een pauze inlassen. Je kunt er ook voor kiezen om een energizer te doen. Zoals een lichte beweging of een spel om iedereen weer op scherp te zetten.
• Ideeën verwerken: Na het brainstormen is het tijd om alle ideeën op een rij te zetten en concreter te worden. Wrap it up! Dit is het punt waar je kritisch mag zijn en op de ideeën kunt gaan schieten om zo alleen de beste ideeën over te houden. Zijn sommige ideeën te combineren?
• Vervolgstappen bepalen: Wat gaat er gedaan worden met de ideeën? Is er nog een meeting nodig om concreter te worden? Of kunnen de ideeën worden uitgewerkt. Maak daarvoor een taakverdeling en bepaal een deadline.

Brainstorm methodes

Er zijn talloze methodes, maar dit zijn enkele methodes die wij hanteren:

Mindmapping met post it’s

Laat iedereen zoveel mogelijk ideeën bedenken en opschrijven op post it’s  en plak deze op de muur. Je kunt ze later ordenen in bepaalde categorieën met overeenkomsten en zo meer structuur in het geheel aanbrengen.

Disney methode

Deze methode komt bij een van de meeste creatieve personen uit de recente geschiedenis: Walt Disney!  Walt was natuurlijk een creatieve dromer maar ook ondernemer en daarmee realistisch. Er zijn hiervoor drie rollen waaruit je kunt kijken naar het probleem. Zet eens de pet op van: dromer, realist en criticus.  Zo krijg je andere invalshoeken.

Poster methode

Een afbeelding vertelt meestal meer dan duizend woorden. Met deze methode laat je de deelnemers allemaal een eigen poster maken en presenteren. Zo krijg je verschillende ideeën met verschillende invalshoeken.

Back in time

Afhankelijk van het vraagstuk kan het interessant te zijn om de geschiedenis in te duiken. We kunnen namelijk veel leren van gebeurtenissen en veranderingen. Op basis hiervan kun je naar de toekomst kijken.

Verdiep je goed in de methode die je gaat gebruiken want het brainstormen en de uitkomst enorm beïnvloeden. Er is ook een boek genaamd Gamestorming waar allerlei brainstorm methodes in staan.

De 5 Brainstormsessie Tips

Niks is te gek

Je wilt zoveel mogelijk ideeën en door heel breed te denken komen er te gekke ideeën. Door ook alle ideeën te opperen kom je juist in de creatieve flow. Er zijn ook veel schrijvers die deze methode hanteren. De eerste paar pagina’s zijn helemaal niks maar vervolgens komen ze in de flow en begint het te stromen met goede ideeën.

Beperk de afleiding

Zorg voor een locatie waar je weinig afleiding hebt en laat iedereen zijn of haar telefoon op vliegtuigmodus zetten. Elke keer dat je afgeleid bent duurt het weer even voordat je terug bent in je focus. Tijdens het brainstormen wil je die focus behouden omdat je in een flow moet komen en het even duurt voordat je erin zit.

Regel een vette locatie

Een vette locatie zorgt voor een boost in creativiteit en energie. In het kader van het vorige punt is wel handig dat er niet teveel afleiding is zodat de energie wel in de juiste zaken gaat.

Zorg voor voldoende pauze

Brainstormen is intensief dus dit kun je geen volle dag volhouden. Om scherp en energiek te blijven zijn voldoende pauzes noodzakelijk. Wat je in die pauze doet is ook nog cruciaal. Ga je snel even een paar telefoontjes doen of een stukje wandelen? Of terwijl geef je je brein rust of werk je gewoon door? Zorg voor een echte break.

Laat het rusten

Alhoewel je creativiteit wel kunt beïnvloeden kun je het niet afdwingen. Als je later in de sessie vast loopt en pauzes of energizers geen nieuwe ideeën geven dan kan het wijs zijn om de sessie te laten rusten. Nu werkt het brein op zo’n manier dat het in je onderbewustzijn er alsnog over na blijft denken. Het kan dus zomaar zijn dat je later een eureka moment krijgt. Einstein kreeg zijn beste ideeën onder de douche en dat was niet omdat hij daar zijn formules op de tegels uit schreef.